La materialización de un riesgos es uno de los eventos menos deseables durante el desarrollo de un proyecto y en especial cuando ocurre durante la ejecución (construcción y montaje), porque en esta fase los impactos serán mayores a los ocurridos en una fase temprana.
Se debe evitar, al máximo posible, la materialización de un riesgo y esto se realiza con una juiciosa y disciplina gestión de riesgos por parte de todo el equipo del proyecto y liderada por los Gerentes del Proyecto y de Riesgos.
Una vez se materializa un riesgo, se debe tener listos y con anticipación, los planes de contingencia que pueden ser aplicados para minimizar los impactos. En el presente documento, referenciaremos los pasos claves para la gestión de los riesgos que se materializan.
2. OBJETIVO
Presentar una metodología para la gestión de riesgos materializados en función de minimizar los impactos en los objetivos del proyecto.
Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite,, señalando el texto y copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.
3. MATERIALIZACIÓN DE UN RIESGO (Ejemplos)
Un riesgo es la probabilidad de que a futuro ocurra un evento, generalmente no deseado, que puede impactar los objetivos de un proyecto.
La materialización de un riesgo conocido es la ocurrencia del evento identificado con anterioridad, generando los impactos o consecuencias en el proyecto (como sobrecostos, reprocesos, afectaciones físicas o a personas, mayor duración en la entrega final del proyecto, cancelación parcial o total del proyecto).
También se puede presentar la materialización de un riesgo no identificado antes (o riesgo desconocido).
Como algunos ejemplos de materialización de riesgos se pueden tener:
- Llegada de equipos con especificaciones técnicas equivocadas, situación reflejo de una compra temprana con especificaciones base no detalladas.
- No aprobación de la Licencia Ambiental para el proyecto.
- No consecución de equipos de izaje especializados en capacidad de peso y de altura de izaje, o consecución tardía (3 meses después de lo requerido).
- Interferencias no identificadas, encontradas en el momento del montaje de equipos principales con instalaciones existentes (subterráneas).
- Daños a equipos de proceso e instalaciones existentes que se encuentran en operación continua.
4. GESTIÓN DE LOS RIESGOS MATERIALIZADOS
La gestión de un riesgos materializado se considera con una situación de alta prioridad e incluso de emergencia en el proyecto. Es importante tener presente los siguientes aspectos antes, durante y después de la materialización de un riesgo:
- Durante la planeación y gestión de los riesgos es clave:
- Valorar todos los riesgos identificados (alto, medio y bajo) y generándoles planes de acción a los riesgos altos y medios.
- Evaluar los riesgos con mayor probabilidad de materialización e identificando para estos los triggers (alarmas que indiquen la materialización de un riesgo), planes de contingencia o de emergencia cuando se materialicen y los fallback o planes B en caso de que el plan de contingencia no funcione o no aplique.
- Cuando se activen los trigger y en forma predeterminada indiquen la materialización de un riesgo:
- Se debe realizar una reunión de emergencia con los Gerentes del Proyecto y de Riesgos y un equipo específico de expertos (según el tipo de riesgo materializado), en donde se revisarán los planes de contingencia propuestos y los fallbacks y se determinarán en específico:
- Las acciones primarias inmediatas y secundarias a seguir.
- Los responsables.
- El manejo priorizado de la materialización del riesgo.
- Los impactos inmediatos que se deben aceptar.
- Los impactos posteriores que pueden tener un manejo y una minimización.
- La valoración de estos impactos.
- Los involucrados afectados.
- El manejo de las comunicaciones durante la materialización del riesgo, con los involucrados afectados.
- Generación de un Comité de Emergencia para la atención del riesgo (en casos de impactos mayores).
- Asignación de un líder responsable que monitoree el progreso de minimización de los impactos y la evolución de la materialización del riesgo, con comunicación directa con el Gerente del Proyecto.
- Se debe programar y efectuar reuniones periódicas, que inicialmente pueden ser diarias según la gravedad de los impactos y según el buen manejo de la gestión, se puede realizar después, cada tres días o semanalmente.
- Se debe tener un control total en cuanto los impactos que se van generando, la afectación al alcance, tiempo y costo del proyecto y a otras variables claves.
- Después de la materialización del riesgo es fundamental:
- Realizar una reunión tipo lecciones por aprender y evaluar a detalle el por qué se materializó el riesgo y cómo se pudo haber evitado (documentar como lecciones por aprender).
- Evaluar todos los impactos en las diferentes áreas de gestión del proyecto (Alcance, tiempo, costo, calidad, involucrados, ambiental, HSE, etc).
- Evaluar el impacto financiero en el proyecto por la materialización del riesgo.
- Evaluar posibles efectos secundarios al aplicar los Planes de contingencia y fallbacks, en especial durante la operación e incluso para trabajos de mantenimiento.
- Documentar todo lo sucedido, antes, durante y después de la materialización.
5. DERECHOS DE AUTOR
Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.
Espero que estos apuntes sean de su interés.
Mil gracias.
Para complementación de alguno de los puntos o mayor detalle, pueden contactar a:
Ing. Jaime Granados Roa
E-mail: jgranados@diprotech.co
Celular: (57) 320 916 40 97
Diprotech SAS
www.diprotech.co
Ciudad: Bogotá - Colombia.
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